Manuale della Conservazione

1. Scopo e ambito di applicazione

Il presente manuale descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici adottato da FaiPreventivo (P.IVA 03326730607) per la conservazione, per conto degli utenti che vi aderiscono, dei documenti fiscali generati o ricevuti tramite il Servizio: fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) e relative ricevute.

L'adesione al servizio di conservazione è facoltativa, espressa in forma elettronica dall'utente all'interno dell'applicazione, e registrata con data e versione della clausola di affidamento accettata.

2. Normativa e standard di riferimento

• D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale), in particolare artt. 41 e 44;
• Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (in vigore dal 1° gennaio 2022) e relativi allegati;
• D.M. Economia e Finanze 17 giugno 2014 (assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici);
• UNI 11386 — Standard SInCRO, per la struttura dell'indice del pacchetto di archiviazione;
• Regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS), in particolare art. 36 (sigilli elettronici avanzati) e artt. 41-42 (validazione temporale elettronica qualificata);
• D.P.C.M. 22 febbraio 2013, art. 41, per le validazioni temporali opponibili a terzi;
• RFC 3161 (marcatura temporale) e RFC 5652 (Cryptographic Message Syntax) per i formati tecnici;
• art. 3, comma 3, D.P.R. 322/1998 e art. 2220 c.c. per i termini di conservazione (10 anni).

3. Ruoli e responsabilità

• Titolare dei documenti (produttore): l'utente del Servizio, contribuente titolare dell'obbligo di conservazione, che affida a FaiPreventivo il processo di conservazione mediante adesione espressa.
• Affidatario del servizio di conservazione: FaiPreventivo, che esegue il processo descritto nel presente manuale.
• Responsabile della conservazione: Lorenzo Pacitto, che definisce e attua le politiche del sistema di conservazione, ne verifica periodicamente il funzionamento e sovrintende all'apposizione del sigillo elettronico del conservatore su ogni pacchetto di archiviazione.

4. Tipologie di documenti conservati

• Fatture elettroniche emesse (tracciato XML FatturaPA trasmesso al SDI);
• Fatture elettroniche ricevute (tracciato XML FatturaPA recapitato dal SDI);
• Ricevute e notifiche del SDI (ricevuta di consegna, notifica di scarto, impossibilità di recapito e analoghe).

A ciascun documento sono associati i metadati minimi previsti dal D.M. 17 giugno 2014 ai fini della ricerca: denominazione del soggetto, partita IVA, codice fiscale, numero e data del documento, controparte, impronta crittografica e dimensione.

5. Processo di conservazione

1. Formazione del pacchetto (lotto mensile): con cadenza mensile i documenti degli utenti aderenti non ancora conservati vengono raccolti in un pacchetto di archiviazione. Di ciascun file è calcolata l'impronta SHA-256.
2. Indice del pacchetto di archiviazione: per ogni lotto è generato un indice conforme alla struttura UNI 11386 (SInCRO), contenente per ciascun file l'identificativo, l'impronta SHA-256 e i metadati di ricerca, oltre all'indicazione del responsabile della conservazione e del riferimento normativo.
3. Sottoscrizione: l'indice è sottoscritto con il sigillo elettronico avanzato del conservatore, in formato CMS/PKCS#7 distaccato conforme alla RFC 5652. Il sigillo è generato con una chiave dedicata esclusivamente a questo scopo, custodita nella configurazione del servizio sotto il controllo esclusivo del conservatore, e si basa su un certificato che identifica FaiPreventivo con la propria denominazione e partita IVA (requisiti dell'art. 36 del Regolamento UE 910/2014). Le Linee Guida AgID ammettono espressamente, per la sottoscrizione del pacchetto di archiviazione, il sigillo elettronico avanzato apposto dal conservatore.
4. Riferimento temporale opponibile a terzi: sull'impronta SHA-256 del sigillo è apposta una marca temporale qualificataemessa da un prestatore di servizi fiduciari qualificato iscritto nelle liste di fiducia europee. La marca è opponibile ai terzi ai sensi dell'art. 41 del D.P.C.M. 22 febbraio 2013 ed è riconosciuta in tutti gli Stati membri (art. 41 del Regolamento UE 910/2014). Prima di essere accettata, ogni marca è sottoposta a controllo automatico di qualificazione: il certificato che l'ha firmata deve corrispondere a un servizio di marcatura temporale qualificato e attivo nella lista di fiducia del rispettivo Stato; in caso contrario la marca viene scartata e la richiesta è ripetuta presso un altro prestatore. Il token della marca e i certificati del prestatore sono archiviati insieme al pacchetto, così da consentirne la verifica per l'intero periodo di conservazione.
5. Automazione e continuità: la formazione del pacchetto, il sigillo e l'apposizione della marca temporale avvengono in modo automatico, senza intervento manuale. Qualora un prestatore di marcatura non sia raggiungibile, la richiesta è indirizzata al successivo fra quelli configurati; se nessuno risponde, il pacchetto resta aperto e la chiusura è ritentata automaticamente, con notifica al responsabile della conservazione.
6. Catena di integrità: ogni indice incorpora l'impronta SHA-256 dell'indice del lotto precedente, formando una catena che rende rilevabile qualsiasi alterazione retroattiva.

I lotti sono formati con cadenza mensile, in tempo utile rispetto al termine previsto dall'art. 3 del D.M. 17 giugno 2014 (terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi).

6. Infrastruttura e sicurezza

• I pacchetti, gli indici sigillati e le marche temporali sono archiviati su storage cloud con data center nell'Unione Europea (Supabase, regione UE), con controllo degli accessi a livello di riga e accesso in scrittura riservato ai processi di sistema;
• una copia di sicurezza giornaliera dell'intero archivio è replicata su storage indipendente (Google Drive);
• i documenti conservati non sono modificabili né eliminabili dall'interfaccia applicativa; l'integrità è verificabile in ogni momento ricalcolando le impronte SHA-256 e confrontandole con l'indice sigillato;
• l'elenco aggiornato dei fornitori di infrastruttura è pubblicato nella pagina Sub-responsabili.

7. Ricerca ed esibizione

Ogni utente accede dall'applicazione all'elenco dei propri documenti conservati, con ricerca per denominazione, partita IVA, codice fiscale, numero e data del documento, secondo le chiavi previste dal D.M. 17 giugno 2014.

In caso di verifiche, ispezioni o controlli, i documenti sono resi leggibili ed esibiti — su richiesta del titolare o delle autorità competenti — unitamente all'indice sigillato e alla marca temporale qualificata che ne attestano integrità e riferimento temporale.

8. Durata, revoca e cessazione

• i documenti sono conservati per 10 anni dalla loro formazione (art. 2220 c.c.);
• l'utente può revocare l'adesione in ogni momento: la revoca interrompe l'inclusione di nuovi documenti, mentre i lotti già sigillati restano conservati per il periodo di legge;
• in caso di cessazione del Servizio, gli utenti ricevono i propri pacchetti di conservazione (documenti, indici sigillati e marche temporali) in formato idoneo a proseguire la conservazione presso altro sistema.

9. Versioni del manuale

Versione 1.0 del 10 giugno 2026 — prima pubblicazione. Le revisioni del presente manuale sono pubblicate in questa pagina con indicazione della versione e della data.